Утилизация документов на любых видах носителей
Отправить заявку

Любая документация из бухгалтерии, банка, кадровой и финансовых служб имеет определенный срок хранения в архиве. По истечению этого периода времени документы подлежат уничтожению, выполняемому по определенным правилам. После утилизации составляется акт, в котором отображается перечень ликвидированных документов и другие необходимые сведения.

Сотрудники «Комплекса по уничтожению биоотходов» осуществляют уничтожение документации с истекшим сроком хранения, а также документов, для которых не предусмотрена сдача в архив. После выполнения этой процедуры мы составляем и передаем владельцам документов Акт об утилизации.

Акт по утилизации документов составляется по определенному регламенту, который включает в себя ряд обязательных процедур:

  • Составление позиционного списка, в котором отображен каждый документ, том или дело, подготовленное для уничтожения, с указанием типа носителя;
  • Составление списка сотрудников, уполномоченных участвовать в составлении Акта об утилизации с проставлением их подписей;
  • Внесение итоговой записи в Акт;
  • Проверка наличия и состава комплектов документации по подготовленному списку;
  • Проверка наличия необходимых согласований акта об утилизации документов с руководителями предприятия;
  • Проверка наличия подписей всех членов комиссии и утверждающей подписи руководителя.

После выполнения всех необходимых предварительных проверок, включая проверку самих документов на наличие информационной ценности, проводится физическая ликвидация носителя информации. В качестве носителя может использоваться бумага, магнитные диски, дискеты, карты памяти и другие средства хранения информации. После этого в Акт об утилизации документов и другие учетные формы вносятся соответствующие записи, подтверждаемые подписью каждого члена экспертной комиссии.

Способы уничтожения документации на различных видах носителей:

  • Документация на бумажных носителях может быть уничтожена посредством сжигания или измельчения в шредере.
  • Документацию на видеопленке, карте памяти, магнитных или фотографических носителях уничтожают посредством сожжения или расплавления.
  • Другие носители информации могут быть уничтожены любым доступным способом, исключающим возможность полного или частичного восстановления данных.

Случаи, когда не требуется составление Акта об утилизации документов:

  • Нет необходимости составлять Акт об утилизации при ликвидации испорченных бумажных или любых других носителей информации;
  • Акт не нужен при уничтожении черновиков, описей внутреннего пользования, проектных документов и любой другой документации, образованной при подготовке документов.
  • Процедура ликвидации документов в этих случаях проводится физически посредством разрывания листов бумаги, полного или частичного уничтожения любым доступным способом других видов информационных носителей. При наличии конфендициального характера информации в документах необходимо присутствие второго сотрудника, привлекаемого в качестве наблюдателя. Также допустимо накапливать и складировать остатки разрушенных информационных носителей в специальной урне или ящике с опечатыванием для дальнейшей утилизации единовременно в присутствии комиссии. В этом случае альтернативой Акта о ликвидации являются учетные формы, предназначенные для внутреннего пользования.
Отправить заявку
ФИО:
E-mail: *
Телефон:*
Текст заявки:
Введите код:*

Заполняя форму, Вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Закрыть
Спасибо!

Ваше сообщение отпрвлено. Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

закрыть