Любая документация из бухгалтерии, банка, кадровой и финансовых служб имеет определенный срок хранения в архиве. По истечению этого периода времени документы подлежат уничтожению, выполняемому по определенным правилам. После утилизации составляется акт, в котором отображается перечень ликвидированных документов и другие необходимые сведения.

Сотрудники «Комплекса по уничтожению биоотходов» осуществляют уничтожение документации с истекшим сроком хранения, а также документов, для которых не предусмотрена сдача в архив. После выполнения этой процедуры мы составляем и передаем владельцам документов Акт об утилизации.

Акт по утилизации документов составляется по определенному регламенту, который включает в себя ряд обязательных процедур:

• Составление позиционного списка, в котором отображен каждый документ, том или дело, подготовленное для уничтожения, с указанием типа носителя;

• Составление списка сотрудников, уполномоченных участвовать в составлении Акта об утилизации с проставлением их подписей;

• Внесение итоговой записи в Акт;

• Проверка наличия и состава комплектов документации по подготовленному списку;

• Проверка наличия необходимых согласований акта об утилизации документов с руководителями предприятия;

• Проверка наличия подписей всех членов комиссии и утверждающей подписи руководителя.

• После выполнения всех необходимых предварительных проверок, включая проверку самих документов на наличие информационной ценности, проводится физическая ликвидация носителя информации. В качестве носителя может использоваться бумага, магнитные диски, дискеты, карты памяти и другие средства хранения информации. После этого в Акт об утилизации документов и другие учетные формы вносятся соответствующие записи, подтверждаемые подписью каждого члена экспертной комиссии.

Способы уничтожения документации на различных видах носителей:

• Документация на бумажных носителях может быть уничтожена посредством сжигания или измельчения в шредере.

• Документацию на видеопленке, карте памяти, магнитных или фотографических носителях уничтожают посредством сожжения или расплавления.

Другие носители информации могут быть уничтожены любым доступным способом, исключающим возможность полного или частичного восстановления данных.

Случаи, когда не требуется составление Акта об утилизации документов:

• Нет необходимости составлять Акт об утилизации при ликвидации испорченных бумажных или любых других носителей информации;

• Акт не нужен при уничтожении черновиков, описей внутреннего пользования, проектных документов и любой другой документации, образованной при подготовке документов.

Процедура ликвидации документов в этих случаях проводится физически посредством разрывания листов бумаги, полного или частичного уничтожения любым доступным способом других видов информационных носителей. При наличии конфиденциального характера информации в документах необходимо присутствие второго сотрудника, привлекаемого в качестве наблюдателя. Также допустимо накапливать и складировать остатки разрушенных информационных носителей в специальной урне или ящике с опечатыванием для дальнейшей утилизации единовременно в присутствии комиссии. В этом случае альтернативой Акта о ликвидации являются учетные формы, предназначенные для внутреннего пользования.